I software gestionali sono in grado di semplificare le procedure aziendali, dalla gestione del magazzino ai pagamenti online, dalla fatturazione elettronica ai fornitori. Tuttavia è fondamentale scegliere il programma giusto per la propria azienda, in grado di offrire un ottimo rapporto qualità-prezzo a seconda delle esigenze legate al proprio business, agli obiettivi da raggiungere e alle operazioni da svolgere. Ecco alcuni consigli utili.
Costo e tariffe del gestionale
Il primo aspetto, ma non per questo il più importante, da valutare per scegliere il software gestionale giusto per la propria azienda riguarda ovviamente il prezzo. Digitalizzare i servizi aziendali è un obiettivo indispensabile oggigiorno, per competere sul mercato e ridurre le tempistiche legate alla burocrazia amministrativa e fiscale, tuttavia bisogna ottimizzare la spesa comprando un sistema adeguato alle proprie necessità.
Spesso il prezzo viene individuato in base alle funzionalità proposte quindi più complesso e articolato sarà il programma più elevato sarà l’investimento richiesto. In questo modo è facile capire come per una piccola impresa, o un libero professionista con partita IVA, la soluzione miglior sia un software non eccessivamente caro, in grado di offrire tutti i servizi indispensabili per la gestione delle fatture elettroniche e di altre funzionalità aziendali.
Sul mercato si possono trovare sistemi molto economici, che permettono di lavorare un numero limitato di fatture mensili senza offrire servizi avanzati, allo stesso tempo è opportuno valutare la possibilità di acquistare un software gestionale di fascia media. Questi programmi consentono di usufruire di varie funzionalità, ad esempio per gestire le operazioni di magazzino, cataloghi e promozioni, la fatturazione elettronica anche di più società e ogni aspetto legato alla contabilità aziendale.
Le funzionalità necessarie in un software gestionale
Il secondo punto è strettamente legato al primo, in quanto le funzionalità sono vincolate al costo del sistema. Non serve comprare un software costoso dotato di funzioni particolarmente avanzate, se in realtà bisogna soltanto gestire qualche fattura al mese e alcuni servizi accessori della propria attività. In questo caso la spesa sarebbe completamente vana, anzi si potrebbe rischiare di utilizzare un programma complesso difficile da usare, che invece di far risparmiare tempo potrebbe costringere a passare ore davanti al pc.
Le funzionalità del gestionale devono quindi essere quelle giuste, essenziali allo svolgimento delle attività all’interno della propria impresa. Un aspetto importante da valutare è invece il numero di persone che devono accedere al sistema, poiché l’opzione multi-utente richiede il più delle volte un costo supplementare. Durante la scelta è utile richiedere una consulenza da parte di un esperto, verificando se l’azienda che vende il software è in grado di offrire un programma modulare, che si adatti perfettamente alle proprie esigenze.
Ad esempio può darsi che il software vada bene per un negozio fisico, ma non sia progettato per le necessità di un e-commerce online, uno store digitale che deve gestire un gran numero di operazioni telematiche velocemente. In questi casi ciò che conta di più è l’integrazione del gestionale con altre tecnologie digitali, come il CMS utilizzato per il portale, i sistemi di pagamento online, la fatturazione elettronica e la possibilità di interfacciarsi da più dispositivi.
Grafica e personalizzazione
Una volta individuato un sistema adeguato è importante verificarne la grafica, affinché l’interfaccia sia effettivamente semplice e intuitiva. Non bisogna prendere un master in informatica per utilizzare il sistema gestionale, dunque ogni aspetto del software deve essere studiato per consentire un approccio rapido e immediato. Inoltre è preferibile che alcune funzionalità siano personalizzabili, per adattarle alle proprie necessità aziendali.
Un sistema flessibile garantisce una perfetta compatibilità con i business moderni, che subiscono modifiche frequenti e devono aggiornarsi continuamente, in base alle richieste del mercato e alle esigenze della clientela. Un programma che propone una certa libertà, aggiornamenti costanti e la possibilità di apportare alcune modifiche rappresenta sicuramente un punto di forza, un sostegno concreto per ottimizzare la gestione di alcune procedure interne ed esterne.
Assistenza e supporto
Infine per scegliere il software gestionale giusto per la propria azienda è fondamentale rivolgersi a una società affidabile, in grado di assicurare un servizio di assistenza adeguato, per risolvere velocemente qualsiasi problema e disservizio. Le migliori imprese del settore mettono a disposizione vari sistemi di supporto, servizio telefonico, live chat, teleassistenza da remoto, email, WhatsApp oppure interventi sul posto per i casi più gravi e le emergenze.
L’importante è poter contare un servizio di assistenza efficiente, che permetta di sistemare ogni problema in maniera rapida e con un impatto minimo sul business aziendale. I sistemi gestionali possono dare un aiuto concreto alla propria impresa, liberando tempo da dedicare alla crescita dell’azienda. Tuttavia è fondamentale scegliere il programma giusto, rivolgendosi soltanto a società specializzate.
