Quando la fattura non viene consegnata a mano ai propri clienti, ma viene inviata tramite posta oppure per email, sarebbe opportuno allegare al documento una particolare comunicazione, ovvero la lettera di accompagnamento fattura. Il suo compito non è solo quello di far sapere al destinatario che è stata mandata la fattura, ma anche quello di mantenere i rapporti con la clientela più forti e trasparenti. Vediamo che informazioni deve contenere e dove trovare i modelli in PDF.
Come si scrive una lettera accompagnamento fattura
Come avviene più o meno in tutte le altre comunicazioni, la lettera di accompagnamento della fattura si apre con l’indicazione dei dati del mittente (che in questo caso è chi ha emesso la fattura) e del destinatario (che in questo caso è il cliente): nome e cognome o ragione sociale, partita IVA, indirizzo e così via. Si prosegue con l’inserimento dell’oggetto: non è necessaria tanta fantasia in questa fase, infatti basta usare una frase del tipo “invio fattura” con l’indicazione del numero e della data del documento. Questa parte è necessaria se si invia la lettera in formato cartaceo, ma si può saltare nel caso in cui venga inviata per email.
Si procede poi con il testo vero e proprio della lettera: qui bisogna scrivere che allegata alla lettera il cliente troverà la fattura, ribadendo i relativi dati e l’importo complessivo. Si possono anche specificare le modalità di pagamento accettate, indicando i dati necessari per effettuare l’operazione (ad esempio, se si richiede il pagamento con bonifico bisognerà indicare il proprio codice IBAN e le altre coordinate bancarie necessarie). Si devono indicare anche i termini entro cui la fattura dovrà essere saldata. La lettera di accompagnamento fattura si chiude con i saluti al cliente, seguiti dalla data e dalla firma del mittente.
Dove trovare fac simile e modelli in PDF
Come abbiamo visto, non è complicato scrivere una lettera di accompagnamento fattura: se è una cosa che si deve fare spesso è possibile creare un documento Word con la formula standard che potrà essere usato come base per tutte le comunicazioni da inviare. Chi invece non si sente sicuro nello scrivere di persona il testo della lettera ha la possibilità di sfruttare i modelli che si possono trovare navigando su internet. Uno dei siti più forniti è moduli.it, che mette a disposizione tre fac simili in formato PDF interattivo. In alternativa si può fare riferimento all’esempio di lettera di accompagnamento fattura pubblicata sul sito impresalavoro.eu.
